Splošna navodila za izpolnjevanje obrazca M-4/M-8

Vsebina

Pravna podlaga za posredovanje podatkov o plači, plačanem prispevku in obdobju zavarovanja na obrazcih M-4/M-8

  • Zakon o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja (Ur. list RS, št. 81/00 in 111/07; v nadaljevanju: ZMEPIZ) določa dajalce podatkov - zavezance za posredovanje podatkov o zavarovancih pokojninskega in invalidskega zavarovanja in podatke, ki so potrebni za priznavanje in odmero pravic iz tega zavarovanja;
  • Zakon o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (Ur. l. RS, št. 109/06 UPB4; v nadaljevanju ZPIZ-1), določa vrste zavarovancev in način oblikovanja pokojninske osnove, na podlagi katerih so opredeljeni podatki v ZMEPIZ in predpisanih obrazcih;
  • Pravilnik o obrazcih prijav podatkov o pokojninskem in invalidskem ter zdravstvenem zavarovanju, zavarovanju za starševsko varstvo, zavarovanju za primer brezposelnosti in o sklenitvi delovnega razmerja (Ur. l. RS 45/05, 121/05-popravek) določa obrazce, na katerih se posredujejo predpisani podatki za matično evidenco, in navodila za izpolnjevanje teh obrazcev, obrazec M-4/M-8 je predpisan v popravku pravilnika in je enak obrazcu iz Pravilnika o obrazcu za prijavo podatkov in sprememb podatkov o plači, plačanem prispevku in obdobju zavarovanja (Ur. l. RS, št. 112/02 in 119/02-popravek);
  • Pravilnik o obrazcih prijav podatkov za matično evidenco o zavarovancih in uživalcih pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja ter zdravstvenega varstva (Ur. l. RS, št. 32/96) predpisuje obrazec M-4/M-8 za leta od 1996 do 2001, ki se lahko uporabi tudi za posredovanje podatkov za pretekla leta;
  • Pravilnik o obrazcu za prijavo podatkov in sprememb podatkov o plači, plačanem prispevku in obdobju zavarovanja (Ur. l. RS, št. 112/02 in 119/02-popravek) predpisuje obrazec M-4/M-8 za leta od 2002 dalje;
  • Zakon o delovnih razmerjih (Ur. list RS, št. 42/02 in 103/07- v nadaljevanju ZDR),
  • Zakon o prispevkih za socialno varnost (Ur. l. RS, št. 5/96, 34/96 87/97, 3/98, 81/00 in 97/01),
  • Zakon o uvedbi eura (Uradni list RS, št.114/06).

Podatki se na obrazce M-4/M-8 za pretekla leta vpisujejo v skladu s predpisi, ki so veljali v obdobju, za katero se podatki sporočajo.

Dolžnost posredovanja podatkov o plači, plačanem prispevku in obdobju zavarovanja na obrazcih M-4/M-8

  1. Poslovni subjekt – pravna oseba:
    • za zaposlene delavce in vajence
    • za udeležence javnih del
  2. Zasebni delodajalec – fizična oseba:
    • za zaposlene delavce in vajence
    • za udeležence javnih del
  3. Stečajni oz. likvidacijski upravitelj:
    • za delavce, ki ostanejo v delovnem razmerju po uvedbi stečajnega oziroma likvidacijskega postopka
    • za zaposlene delavce do uvedbe stečajnega oziroma likvidacijskega postopka
  4. Davčni urad RS:
    • za tujce, zaposlene na območju RS pri tujih organizacijah in ustanovah, če je tako zavarovanje določeno z mednarodnim sporazumom
    • za državljane RS, ki so na ozemlju RS zaposleni pri tujih organizacijah, zavodih in diplomatskih in konzularnih predstavništvih, če ti ne izvršujejo obveznosti delodajalca
    • za samozaposlene
    • za kmete - nosilce dejavnosti
    • za člane kmečkega gospodarstva
    • za vrhunske športnike in šahiste
    • za osebe, ki so prostovoljno zavarovane
    • za delavce pri fizičnih osebah, ki ne opravljajo dejavnosti
  5. Center za socialno delo:
    • za prejemnike porodniškega in starševskega nadomestila po prenehanju delovnega razmerja
    • za druge upravičence po predpisih o starševskem varstvu
    • za družinske pomočnike
  6. Zavod RS za zaposlovanje:
    • za prejemnike denarnega nadomestila za čas brezposelnosti
    • za brezposelne osebe s pravico do plačila prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje
  7. Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije
    • za uživalce nadomestil po prenehanju delovnega razmerja

Način posredovanja podatkov o plači, plačanem prispevku in obdobju zavarovanja

Podatke o obdobju zavarovanja in plači lahko dajalci posredujejo na:

  • predtiskanem obrazcu M-4/M-8, namenjenemu za ročno izpolnjevanje podatkov, ali
  • predtiskanem obrazcu M-4/M-8, ki je prirejen za računalniško obdelavo podatkov.

Navodila za posredovanje podatkov in spremembe podatkov o obdobju zavarovanja in plači na kaseti, disketi, zgoščenki (CD-R) oz. DVD-ju ter navodila za izpolnitev računalniškega obrazca M-4/M-8 dobijo dajalci podatkov pri pristojni območni enoti Zavoda - Oddelku za matično evidenco in prispevke, predtiskan računalniški obrazec M-4/M-8 pa je mogoče kupiti pri založbi Uradni list RS d.o.o., Slovenska c. 9, Ljubljana ali v knjigarnah in papirnicah Državne založbe Slovenije d.d. in Mladinske knjige d.d..

Navodila za ročno posredovanje podatkov in sprememb podatkov o obdobju zavarovanja in plači so natisnjena na hrbtni strani ročnega obr. M4/M8, ki ga je prav tako mogoče kupiti pri založbi Uradni list RS d.o.o., Slovenska c. 9, Ljubljana ali v knjigarnah in papirnicah Državne založbe Slovenije d.d. in Mladinske knjige d.d., vendar so zaradi prostorske stiske napisana v krajši obliki, kot navodila za izpolnjevanje računalniškega obrazca. Zato Zavod objavi razširjena navodila za posredovanje podatkov na ročnem obrazcu na spletni strani.

Roki za vlaganje prijav podatkov

Rok za prijavo podatkov o obdobju zavarovanja in plači je do 30. aprila tekočega leta za preteklo koledarsko leto. Če se prijava pošilja na magnetnem mediju, je treba v tem roku Zavodu dostaviti kaseto, disketo, zgoščenko oz. DVD s podatki, v primeru sporočanja podatkov na ročnih obrazcih pa obrazce.

Rok za prijavo spremembe podatkov o obdobju zavarovanja in plači je 8 dni od dneva ugotovitve spremembe.

Organ, pri katerem se vlagajo prijave podatkov in spremembe podatkov o plači, plačanem prispevku in obdobju zavarovanja

Ročni obrazec

Dajalci podatkov, ki sporočajo podatke o obdobju zavarovanja in plači oz. zavarovalnih osnovah na ročnem obrazcu, obrazce dostavijo osebno ali pošljejo po pošti Oddelku za matično evidenco in prispevke pri območni enoti Zavoda, ki je krajevno pristojna za vodenje matične evidence po 24. členu ZMEPIZ.

Računalniški obrazec

Dajalci podatkov, ki sporočajo podatke o obdobju zavarovanja in plači na kaseti, disketi, zgoščenki oz. DVD-ju, najprej pošljejo trak, disketo oz. zgoščenko skupaj z obrazcem "Poročilo o posredovanih podatkih M-4/M-8" Sektorju IT - Odseku za računalniško operativo. Ko prejmejo od Odseka za RO obvestilo, da so podatki na kaseti, disketi, zgoščenki oz. DVD-ju pravilni, in zahtevo za izpis teh podatkov na predtiskan računalniški obrazec, morajo izpisati podatke na računalniški obrazec M-4/M-8 in ga skupaj s kopijo obrazca "Poročilo o posredovanih podatkih M-4/M-8" poslati po pošti ali dostaviti Oddelku za matično evidenco in prispevke območne enote Zavoda, pristojne za vodenje matične evidence, enako kot velja za ročni obrazec.

Enak je postopek, kadar dajalci podatkov posredujejo podatke o spremembah v že posredovanih podatkih o zavarovalni dobi in plači, le da je drugačen VP in rok za posredovanje kasete, diskete, zgoščenke oz. DVD-ja Odseku za RO Zavoda (8 dni od dneva ugotovljene spremembe).

Vlaganje prijav za zavarovance v krajevno ločenih poslovnih enotah in podružnicah

Po zakonu o gospodarskih družbah poslovne enote in podružnice niso pravne osebe, dodeljena pa jim je registrska številka zavezanca zaradi vlaganja prijav v zavarovanje. Prijave v zavarovanje se namreč vlagajo po kraju, kjer zavarovana oseba dela. Prijave podatkov na obrazcih M-4/M-8 je torej treba vlagati za zavarovance, ki delajo v krajevno ločenih poslovnih enotah in podružnicah, pri območni enoti Zavoda, ki je pristojna po sedežu podružnice.

Posredovanje podatkov na obrazcih M-4/M-8 za leti 2000 in 2001

Rok za posredovanje podatkov o obdobju zavarovanja in plači za leti 2000 in 2001 je 30. april v letu za preteklo leto. Podatki se sporočajo na predtiskanih obrazcih - ročni obrazci imajo predtiskano številko 20 pred poljem "za leto" in na hrbtni strani navodila usklajena s takrat veljavno zakonodajo. Računalniški obrazci za leti 2000 in 2001 so po izgledu enaki kot za leto 1999. Za posredovanje podatkov za leti 2000 in 2001 veljajo tudi isti VP-ji kot za leto 1999. V skladu s temi navodili so natisnjeni ročni in računalniški obrazci pri založniku: Uradni list RS, d.o.o., Slovenska cesta 9, Ljubljana. Zaradi posebnosti so posebej izdelana navodila ali dodatna pojasnila za posamezne dajalce podatkov, ki posredujejo podatke o obdobju zavarovanja in plači za zaposlene na ročnem obrazcu, za katere natisnjena navodila na samem obrazcu ne zadoščajo. Posebna navodila je mogoče dobiti na oddelkih za matično evidenco in prispevke pri pristojni območni enoti Zavoda.

Posredovanje podatkov in sprememb podatkov za leti 2000 in 2001 ter za pretekla leta ni mogoče na obrazcih, ki veljajo za leto 2002.

Posredovanje podatkov na obrazcih M-4/M-8 od leta 2002 dalje

Zakon o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (Ur. l. RS, št. 109/06 UPB4) v 3. odstavku 203. člena določa, da so zavezanci za sporočanje podatkov o plači, nadomestilu plače oziroma osnovi za zavarovanje za preteklo koledarsko leto dolžni Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje enkrat letno posredovati tudi nov podatek o letnem znesku plačanega prispevka. Delodajalec je dolžan dati potrdilo o obračunanih in plačanih prispevkih za pokojninsko in invalidsko zavarovanje tudi zaposlenim, za katere plačuje prispevek za pokojninsko in invalidsko zavarovanje.

Področje zbiranja in evidentiranja podatkov ureja Zakon o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja (Ur. l. RS, št. 81/00 in 111/07 - ZMEPIZ).

Na podlagi 65. člena ZMEPIZ je bil sprejet Pravilnik o obrazcu za prijavo podatkov in sprememb podatkov o plači, plačanem prispevku in obdobju zavarovanja (Ur. list RS, št. 112/02), v katerem je objavljen nov obrazec M-4/M-8.

Zaradi napake v objavljenem obrazcu, ki je sestavni del pravilnika, je bil v Ur. listu RS, št. 119/02 objavljen tudi popravek tega pravilnika s pravilnim obrazcem. Nov obrazec M-4/M-8 se uporablja od 1. januarja 2003, kar pomeni, da se na njem sporočajo podatki od leta 2002 dalje. Obrazec je zasnovan na enak način kot predhodni obrazec, drugačen pa je nabor in razpored podatkov. V primerjavi s predhodnim obrazcem je v novem obrazcu dodan stolpec "plačan prispevek", v katerega je potrebno za posameznega zavarovanca vpisati skupni letni znesek plačanih prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, to je skupaj znesek plačanega prispevka zavarovanca (iz bruto plače oz. osnove) in delodajalca (na bruto plačo oz .osnovo).

Dne 1.6.2005 je pričel veljati Pravilnik o obrazcih prijav podatkov o pokojninskem in invalidskem ter zdravstvenem zavarovanju, zavarovanju za starševsko varstvo, zavarovanju za primer brezposelnosti in o sklenitvi delovnega razmerja (Uradni list RS št. 45/05), ki poleg obrazcev vsebuje tudi splošna navodila za njihovo izpolnjevanje. Zaradi napake v objavljenem obrazcu M-4/M-8 je bil popravek obrazca M-4/M-8 objavljen v Uradnem listu RS št. 121/05 (popravek). Obrazec je enak kot predhodni obrazec iz leta 2002.

Dajalci podatkov morajo za podatke, ki jih bodo sporočili za posameznega zavarovanca, pripraviti tak obračun plač in evidenco, ki bo omogočala posredovanje zahtevanih podatkov in njihovo revizijsko preverjanje.

Obrazec M-4/M-8, ki velja od leta 2002 dalje je vsebinsko tako različen od predhodnih obrazcev, da ga ni mogoče uporabiti za posredovanje podatkov in sprememb podatkov za leto 2001 in predhodna leta. Za te podatke je potrebno uporabiti obrazec, ki je veljal in se uporabljal do 31. 12. 2001.