Az anyakönyvi nyilvántartás az intézet tevékenysége és egyben szervezeti egysége is. Az anyakönyv a törvények alapján nyilvántartja, gyűjti, valamint ellenőrzi a biztosítási rendszer működtetéséhez, a biztosításból fakadó jogok érvényesítéséhez, valamint a statisztikai elemzésekhez szükséges adatokat a biztosítottkáról.
A biztosítási rendszerbe való belépés után minden biztosított esetében kötelező az adatgyűjtés a nyugdíjbiztosítási időszakról, a bérekről, illetve a biztosítási alapról. Az adatok revíziójával és ellenőrzésével az anyakönyvvezetés gondoskodik a nyilvántartás törvényességéről.
Az adatszolgáltatókat törvény határozozza meg. Ennek értelmében adatszolgáltatók a munkaadók (jogi és természetes személyek), maguk a biztosítottak, illetve az intézmények, amelyek elismerik a jogokat, amelyek alapján a nyugdíj- és rokkantbiztosítás kötelező, valamint az adóhatóság is.
Az anyakönyv lehetővé teszi a biztosítottnak, a jogélvezőnek, a szervezeteknek és az intézetnek az azonnali betekintést a jogok érvényesítése és élvezése szempontjából fontos adatokba.