Delavci v delovnem razmerju

Opis zavarovancev

Vrste zavarovanja

Prijava v zavarovanje (M-1, M-2, M-3) - zavezanci, obrazci, roki

Plačevanje prispevkov (vrste in stopnje, zavezanci, osnove, obrazci in roki) 

Posledice neobračunanih in neplačanih prispevkov

Oprostitve in olajšave pri plačevanju prispevkov

Prijava podatkov za pokojninsko osnovo (obrazci M-4, obrazci REK)

Opis zavarovancev

Obvezno se zavarujejo:

• delavci v delovnem razmerju na območju Republike Slovenije,
• izvoljeni ali imenovani nosilci javnih ali drugih funkcij v organih zakonodajne, izvršilne ali sodne oblasti v Republiki Sloveniji ali v organih lokalne samouprave, če za to funkcijo prejemajo plačo,
• delavci, ki so v delovnem razmerju pri delodajalcu s sedežem v Republiki Sloveniji in so bili poslani na delo v tujino in niso obvezno zavarovani po predpisih države, v katero so bili poslani, če z mednarodno pogodbo ni drugače določeno,
• delavci, ki so na območju Republike Slovenije v delovnem razmerju pri mednarodnih organizacijah in ustanovah, tujih diplomatskih in konzularnih predstavništvih, če posebni predpisi ali mednarodna pogodba ne določa drugače,
• osebe, ki so zaposlene pri delodajalcu s sedežem v tujini, za katere se v skladu s predpisi Evropske unije uporablja zakonodaja Republike Slovenije,
• osebe v delovnem razmerju, ki hkrati pri pravni osebi, ki je delodajalec, izpolnjujejo pogoje za vključitev v zavarovanje tudi na podlagi 16. člena ZPIZ-2 (družbeniki – poslovodne osebe), vendar so prednostno zavarovani na podlagi delovnega razmerja (v enoosebni družbi je delovno razmerje družbenika lahko sklenjeno za opravljanje funkcije poslovodne osebe, v večosebni družbi pa tudi za opravljanje drugih del).

Če delodajalec zaposli tujca – državljana tretjih držav, ki za delo potrebuje enotno ali drugo predpisano dovoljenje, se obvezno zavaruje pod pogoji, opisanimi v Podrobnih navodilih za zavarovanje tujcev, ki so na spletni strani Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije.

• pokojninsko in invalidsko zavarovanje,

• zdravstveno zavarovanje

• zavarovanje za dolgotrajno oskrbo,

• zavarovanje za primer brezposelnosti,

• zavarovanje za starševsko varstvo.

Prijava v zavarovanje (M-1, M-2, M-3): zavezanci, obrazci, roki

Zavezanci za vlaganje prijav v zavarovanje za delavce v delovnem razmerju so delodajalci.

Način vlaganja prijav: Zavezanci za vlaganje prijav vlagajo prijave, odjave in spremembe prijav zavarovanja za vsa obvezna socialna zavarovanja v elektronski obliki prek državnega portala za podjetja in podjetnike SPOT (e-VEM).

Do sistema e-VEM, za katerega skrbi Ministrstvo za javno upravo, zavezanci dostopajo s kvalificiranimi digitalnimi potrdili (certifikati) preko državnega portala SPOT (sistem e-VEM) ali pa za vnos prijav, odjav in sprememb pooblastijo referenta na vstopni točki VEM.

Postopek vlaganja prijave: Prijave prek sistema e-VEM prejme in potrdi Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, ki potrjene prijave vrne delodajalcu v sistemu e-VEM, od tam pa jih nato prejme Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije. Zavod RS za zaposlovanje, Finančna uprava RS in drugi uporabniki ter nosilci oziroma izvajalci socialnega zavarovanja prejmejo te podatke od Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije.

Prijave, odjave in spremembe zavarovanja za delavca lahko v imenu delodajalca vlagajo le pooblaščene osebe. Zato je urejen sistem dodeljevanja pooblastil, s katerim je zagotovljeno, da se preverja tudi identiteta zakonitih zastopnikov in pooblaščenih oseb. Pravico do vstopa v sistem dodeli Ministrstvo za javno upravo kot skrbnik sistema e-VEM tistim osebam, ki so po zakonu zastopniki gospodarskih družb, samostojnih podjetnikov in drugih pravnih oseb, in osebam, ki jih ti zakoniti zastopniki pooblastijo.

Prav tako je urejen sistem odvzema ali spremembe pooblastila.

Pooblastilo za dostop do sistema lahko zahteva in podeli zakoniti zastopnik tudi preko portala e-VEM z digitalnim potrdilom na elektronskem obrazcu Pooblaščanje oseb za delo s sistemom e-VEM za gospodarsko družbo.

Če se zavezanec ne odloči, da bo opravil pooblaščanje s svojim digitalnim potrdilom prek portala, lahko poda pooblastilo na tiskanem obrazcu »Podelitev pooblastila za procesna dejanja v postopkih VEM«, ki je dostopen na spletni strani sistema e-VEM. Obrazec lahko zavezanec pošlje na točko VEM tudi po pošti.

Navodilo za izpolnjevanje obrazca M-1

Navodilo za izpolnjevanje obrazca M-2

Navodilo za izpolnjevanje obrazca M-3

Roki za vložitev prijave v zavarovanje: Delodajalec mora prijavo v zavarovanje za delavca vložiti z dnem nastopa dela, ki je določen v pogodbi o zaposlitvi. Delavec mora biti prijavljen v zavarovanje pred začetkom opravljanja dela.

V primeru, ko delavec na dan, ki je določen kot začetek dela, iz opravičljivih razlogov ne začne delati, mora biti prijava vložena najkasneje tistega dne, ki je kot dan nastopa dela dogovorjen v pogodbi o zaposlitvi.

Odjavo iz zavarovanja mora delodajalec vložiti v roku osmih dni od dneva prenehanja delovnega razmerja.

Če delovno razmerje preneha zaradi upokojitve delavca, lahko delodajalec vloži odjavo iz zavarovanja največ 30 dni pred prenehanjem delovnega razmerja.

Prijave sprememb podatkov med zavarovanjem vloži delodajalec v roku osmih dni od dneva, ko je bila ugotovljena sprememba podatkov za prijavo.

Plačevanje prispevkov

• prispevek zavarovanca (po stopnji 15,5 odstotka od osnove),

• prispevek delodajalca (po stopnji 8,85 odstotka od osnove).

Poleg prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje je treba obračunati in plačati tudi vse druge prispevke za obvezna socialna zavarovanja (zdravstveno zavarovanje, starševsko varstvo in zavarovanje za primer brezposelnosti). Prispevek za zavarovanje za dolgotrajno oskrbo bo treba obračunati in plačati od 1. 7. 2025.

Zavezanec za plačevanje prispevkov:

• zavezanec za plačilo prispevka zavarovanca je sam zavarovanec, vendar mora za delavca v delovnem razmerju (v njegovem imenu in za njegov račun) ta prispevek obračunati in vplačati delodajalec,

• zavezanec za plačilo prispevka delodajalca je delodajalec.

Osnova za obračun in plačilo prispevkov

• Za delavce in zaposlene pri tujih delodajalcih: plača oziroma nadomestilo plače ter vsi drugi prejemki iz delovnega razmerja, vključno z bonitetami ter povračili stroškov v zvezi z delom, izplačanimi v denarju, bonih ali naravi.
• Za napotene delavce: plača, ki bi bila prejeta za enako delo v Republiki Sloveniji.

Najnižja osnova za obračun prispevka za delavca  po koncu prehodnega obdobja znaša 60 odstotkov zadnje znane povprečne letne plače zaposlenih v Republiki Sloveniji, preračunane na mesec. V prehodnem obdobju pa so veljale naslednje osnove za plačilo prispevkov:

• v letih 2013 in 2014: minimalna plača,
• v letih 2015–2017: znesek 52 odstotkov zadnje znane povprečne letne plače zaposlenih v Republiki Sloveniji, preračunane na mesec,
• v letu 2018: 54 odstotkov zadnje znane povprečne letne plače zaposlenih v Republiki Sloveniji, preračunane na mesec,
• v letu 2019: 56 odstotkov zadnje znane povprečne letne plače zaposlenih v Republiki Sloveniji, preračunane na mesec,
• v letu 2020: 58 odstotkov zadnje znane povprečne letne plače zaposlenih v Republiki Sloveniji, preračunane na mesec,
• v letu 2021: 60 odstotkov zadnje znane povprečne letne plače zaposlenih v Republiki Sloveniji, preračunane na mesec.

Obrazci in roki za obračun in plačilo prispevkov so določeni na podlagi predpisov o davčnem postopku.

Obrazec za obračun davčnih odtegljajev (REK-0) mora delodajalec predložiti davčnemu organu najkasneje na dan izplačila plače, obračunane prispevke in davke pa mora plačati v roku petih dni od dneva izplačila plače.

Posledice neobračunanih in neplačanih prispevkov

V pokojninsko dobo se po določbah Zakona o pokojninskem in invalidskem zavarovanju upoštevajo le obdobja zavarovanja, za katera so bili prispevki plačani. Izjema je določena le za delavce v delovnem razmerju v Republiki Sloveniji, ki niso poslovodne osebe v svoji družbi, niso zaposleni pri tujih delodajalcih, niso funkcionarji, in za napotene delavce. Le za te delavce velja, da se jim v pokojninsko dobo štejejo obdobja, v katerih je delodajalec obračunal prispevke od zavarovančeve plače, vendar jih ni plačal.

Kadar prispevki niso bili obračunani, zavod na podlagi evidenc, s katerimi razpolaga po prejemu podatkov od Finančne uprave Republike Slovenije, delodajalcu za zavarovance, za katere delodajalec ni predložil obračuna davčnega odtegljaja, posreduje obvestilo. To obvestilo vsebuje poziv delodajalcu, da mora izplačati plačo, če je še ni, in predložiti obračun davčnega odtegljaja.

Hkrati zavarovanec prejme obvestilo o obdobju, za katero njegov delodajalec ni obračunal prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje. Z njim zavarovanca obvestimo o posledicah nepredloženega obračuna davčnega odtegljaja s strani delodajalca, hkrati pa ga pozovemo, da Finančni upravi Republike Slovenije sporoči, ali je za to obdobje prejel plačo, kdaj in v kolikšni višini. Zavarovancu se obdobje, na katero se nanaša obvestilo, upošteva v pokojninsko dobo, čeprav prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje niso niti obračunani niti plačani.

Pošiljanje teh obvestil je ena od pomembnejših novosti, ki velja od 1. januarja 2018 in je bila uvedena s spremembo Zakona o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (ZPIZ-2E) ter pripomore k večji pravni varnosti delavcev v delovnem razmerju. Podatke o posredovanih obvestilih zavod po elektronski poti posreduje tudi Finančni upravi Republike Slovenije in Inšpektoratu Republike Slovenije za delo.

Finančna uprava je na podlagi teh določb pristojna, da v okviru davčnega nadzora uvede postopek o prekršku zoper tiste delodajalce, ki niso izplačali plače niti predložili obračuna davčnega odtegljaja. Če Finančna uprava Republike Slovenije v okviru davčnega nadzora, ki ga opravlja v skladu z Zakonom o davčnem postopku, ugotovi, da delodajalec ni predložil obračuna davčnega odtegljaja, ker ni izplačal plače, delodajalcu (pravni in odgovorni osebi) izreče globo.

Pomembno: obvestila o neobračunanih prispevkih zavod pošilja le za delavce v delovnem razmerju v Republiki Sloveniji, ki niso poslovodne osebe v svoji družbi, niso zaposleni pri tujih delodajalcih, niso funkcionarji, in za napotene delavce. Samo za te delavce lahko velja, da se jim na podlagi obvestila o neobračunanih prispevkih pokojninska doba upošteva, čeprav prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje niso niti obračunani niti plačani. Za vse druge zavarovance velja osnovno pravilo, da se v zavarovalno dobo štejejo obdobja zavarovanja, če so bili za ta obdobja plačani predpisani prispevki.

Za obdobja zavarovanja pred letom 2018 (za obdobja, ko se obvestila o obdobju, za katero delodajalec za delavca ni obračunal prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, niso pošiljala delavcem) se ravno tako upošteva, da se obdobje vključitve v obvezno zavarovanje šteje v pokojninsko dobo ne glede na to, ali so bili prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje obračunani in plačani.

Oprostitve in olajšave pri plačevanju prispevkov

Delna oprostitev plačila prispevkov delodajalcev za starejše delavce - izvajanje 156. člena ZPIZ-2

V obdobju od 1. januarja 2016 do 31.decembra 2019 je veljal Zakon o  interventnem ukrepu na področju trga dela zaradi spodbujanja zaposlovanja določena začasna spodbuda za zaposlovanje starejših brezposelnih oseb, zaradi katerega se v tem obdobju oprostitev plačila dela prispevkov delodajalcev za starejše delavce iz 156. člena ZPIZ-2 ni uporabljala. Od 1. januarja 2020 dalje se ta določba spet uporablja.

Delodajalci so oproščeni plačila prispevkov delodajalcev v višini 30 % za zavarovance, ki so dopolnili 60 let starosti, in sicer za:

• delavce v delovnem razmerju na območju Republike Slovenije,

• izvoljene ali imenovane nosilce javnih ali drugih funkcij v organih zakonodajne, izvršilne ali sodne oblasti v Republiki Sloveniji ali v organih lokalne samouprave, če za to funkcijo prejemajo plačo,

• delavce, ki so v delovnem razmerju pri delodajalcu s sedežem v Republiki Sloveniji in so bili poslani na delo v tujino in niso obvezno zavarovani po predpisih države, v katero so bili poslani, če z mednarodno pogodbo ni drugače določeno, ter

• delavce, ki so na območju Republike Slovenije v delovnem razmerju pri mednarodnih organizacijah in ustanovah, tujih diplomatskih in konzularnih predstavništvih, če posebni predpisi ali mednarodna pogodba ne določa drugače.

Delno oprostitev plačila prispevkov delodajalcev se lahko uveljavlja le za delavce v delovnem razmerju, ne pa tudi za delavce, ki opravljajo dopolnilno delo (šifra podlage za zavarovanje 036).

Delne oprostitve za starejše delavce tudi ne morejo uveljavljati:

• osebe, ki so zaposlene pri delodajalcu s sedežem v tujini, za katere se v skladu s predpisi Evropske unije uporablja zakonodaja Republike Slovenije, in

• osebe v delovnem razmerju, ki hkrati pri pravni osebi, ki je delodajalec, izpolnjujejo pogoje za vključitev v zavarovanje tudi na podlagi 16. člena ZPIZ-2 (družbeniki – poslovodne osebe), vendar so prednostno zavarovani na podlagi delovnega razmerja (v enoosebni družbi je delovno razmerje družbenika lahko sklenjeno za opravljanje funkcije poslovodne osebe, v večosebni družbi pa tudi za opravljanje drugih del).

Če delavec po 01.01.2020 sredi meseca dopolni 60 let starosti, velja olajšava za cel mesec, kot če bi zavarovanec starost dopolnil v začetku meseca.

Olajšava se lahko upošteva pri obračunu plače za mesec januar 2020 in ne z januarskim izplačilom plače.

Oprostitev plačila prispevkov se torej za zavarovance, ki so starost 60 let izpolnjevali v decembru 2019, prvič lahko upošteva šele pri izplačilu plače za mesec januar 2020 (ne upošteva se pri izplačilu plače za mesec december 2019 v januarju 2020).

Oprostitev dela prispevka delodajalca v višini 50 % je bila v zakonu predvidena le za delavce, ki so izpolnili starostni pogoj za predčasno pokojnino v prehodnem obdobju, ko je bil ta pogoj nižji od 60 let starosti. Prehodno obdobje se je izteklo in oprostitev v tej višini ni več mogoča.

Oprostitev dela prispevka delodajalca se uveljavi z vpisom podatkov v obračun davčnih odtegljajev (obrazec REK-O). Vsebino in obliko obračuna davčnih odtegljajev v zvezi s to oprostitvijo določa Pravilnik o vsebini in obliki obračuna davčnih odtegljajev

Vračilo prispevkov delodajalca za prvo zaposlitev

Delodajalci lahko za delavce, ki niso dopolnili 26 let starosti, in za matere, ki skrbijo za otroka do tretjega leta starosti, uveljavijo vračilo prispevkov delodajalca, če se tak delavec ali mati prvič zaposli za nedoločen čas in ostane pri istem delodajalcu v zaposlitvi neprekinjeno najmanj dve leti. Vračilo se lahko uveljavi za prvo leto zaposlenosti v višini 50 odstotkov, za drugo leto pa v višini 30 odstotkov prispevkov delodajalca (157. člen ZPIZ-2).

Za uveljavljanje pravice do vračila dela prispevkov delodajalca je izpolnjen pogoj, če:

• delavec ob sklenitvi prve pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas še ni dopolnil 26 let starosti ali
• je mati sklenila prvo pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas in ob sklenitvi te pogodbe skrbi za otroka, ki še ni dopolnil tretjega leta starosti.

To pomeni, da mora biti starostni pogoj mlade zaposlene osebe oziroma otroka izpolnjen v času sklenitve prve pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas, vračilo dela prispevkov pa je mogoče uveljaviti za dve leti zaposlitve, če takšna zaposlitev traja neprekinjeno vsaj dve leti.

Delodajalec lahko uveljavi vračilo dela prispevkov delodajalca za zgoraj navedene delavce le v primeru, če zanje ni uveljavil vračila prispevkov oziroma enakovredne olajšave na podlagi drugih predpisov.

Pogoje in postopek za vračilo prispevkov delodajalca za prvo zaposlitev natančneje določa Pravilnik o vračilu dela prispevkov delodajalca za prvo zaposlitev.

Delodajalec uveljavi vračilo prispevkov z vlogo, ki jo vloži pri Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije najpozneje v treh mesecih po poteku drugega leta od sklenitve pogodbe o zaposlitvi za nedoločen čas. 

Od 17. 7. 2021 dalje je v veljavi dopolnjen Pravilnik o vračilu dela prispevkov delodajalcev za prvo zaposlitev, ki tudi delodajalcem, katerim je bil v skladu z interventno zakonodajo dovoljen odlog ali obročno plačilo prispevkov, daje možnost, da uveljavijo vračilo prispevkov delodajalca. Vloga delodajalca je v teh primerih pravočasna, če jo organ prejme v roku treh mesecev po izteku roka za plačilo odloženih prispevkov oziroma po poteku rokov za obročno plačilo prispevkov. 

Zavod o vračilu izda odločbo, prispevke na podlagi odločbe pa vrne pristojni urad Finančne uprave Republike Slovenije.

Oprostitev plačila prispevka za zaposlene invalide

Invalidska podjetja in zaposlitveni centri ter delodajalci za zaposlene invalide nad predpisano kvoto, določeno s predpisi, ki urejajo zaposlovanje invalidov, so oproščeni plačila prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje na način in pod pogoji, kot jih določa zakon, ki ureja zaposlitveno rehabilitacijo in zaposlovanje invalidov. Te oprostitve delodajalci uveljavljajo pri Javnem štipendijskem, razvojnem, invalidskem in preživninskem skladu Republike Slovenije v okviru Invalidskega sklada.

Prijava podatkov za pokojninsko osnovo (obrazci M-4, obrazci REK)

Za delavce v delovnem razmerju podatke na obrazcih M-4 zavodu posredujejo delodajalci, vendar le za obdobja do vključno leta 2016. Od 1. januarja 2017 dalje obrazce M-4 za delavce oblikuje zavod na podlagi podatkov, ki jih delodajalci posredujejo na obrazcih REK-1 in REK-O.

Prijava podatkov o osnovi do vključno leta 2016 (obrazci M-4)

Podatki za obdobja od leta 1970 do vključno leta 2016 se posredujejo preko zavodove storitve BiZPIZ. Za uporabo storitev BiZPIZ in oddajo obrazcev M-4 je potrebna predhodna registracija. 

Navodila za oddajo obrazcev M-4 preko storitve BiZPIZ so na voljo na povezavah:

• Navodila za oddajo obrazcev M-4 v BiZPIZ 
• Navodila za pripravo XML sporočila (datoteke) s paketom obrazcev M-4 in izmenjavo obrazcev preko spletnih servisov 

Podatke o zneskih je treba zapisati v denarni valuti, ki je veljala v letu, za katero se sporočajo podatki.

Podrobna vsebinska navodila za posredovanje podatkov in obrazci, na katerih se podatki posredujejo, so določeni v Pravilniku o obrazcih prijav podatkov o pokojninskem in invalidskem ter zdravstvenem zavarovanju, zavarovanju za dolgotrajno oskrbo, zavarovanju za starševsko varstvo in zavarovanju za primer brezposelnosti.

Prijava podatkov o osnovi od leta 2017 dalje (obrazci REK)

Delodajalci, ki so plačniki davka v skladu z Zakonom o davčnem postopku, so dolžni za delavce v delovnem razmerju v obračunu davčnega odtegljaja sporočiti tudi podatke, ki so potrebni za oblikovanje prijave podatkov o osnovah, ter spremembe teh podatkov.

Pravne podlage za posredovanje podatkov za oblikovanje prijave podatkov o osnovah na obrazcih REK urejajo naslednji predpisi:

• Zakon o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja

• Pravilnik o vsebini in obliki obračuna davčnih odtegljajev 

Podrobnejši opis – podatki za oblikovanje prijave podatkov o osnovah je objavljen na spletni strani Finančne uprave Republike Slovenije v zavihku Podrobnejši opisi.

Čeprav se podatki za oblikovanje prijave o osnovi od 1. januarja 2016 dalje zbirajo na obračunu davčnega odtegljaja, pa so bili delodajalci v skladu s prehodno določbo Zakona o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja (ZMEPIZ-1) dolžni do 30. aprila 2017 posredovati podatke o osnovi na obrazcu M-4 tudi za leto 2016, za obdobja po 1. januarju 2017 pa je ta njihova obveznost prenehala.

Delodajalci oziroma stečajni ali likvidacijski upravitelji so za obdobja do 31. decembra 2016 še vedno dolžni posredovati podatke oziroma spremembe že posredovanih podatkov preko aplikacije za posredovanje podatkov na obrazcih M-4, če jih niso posredovali oziroma jih niso posredovali v predpisanih rokih. Če je nad poslovnim subjektom uveden postopek za prenehanje, mora zavezanec vložiti prijavo podatkov o osnovah najkasneje do dneva izbrisa iz registra.